Статья "Корпоративный праздник - с чего начать?"
При организации любого праздника, даже самого небольшого, приходится учитывать множество деталей, и это запутывает. Особенно, если это корпоративное мероприятие, где задачи бывают гораздо сложнее, чем у частного праздника. Возникают вопросы: «С чего начать? Какие именно детали праздника важнее, если всё так взаимосвязано?» Мы поможем вам начать с главного, тогда вы не запутаетесь в огромной куче мелочей, а ваш праздник пройдёт именно так, как вы мечтали.
А о чём, собственно говоря, вы мечтаете? Какой праздник вас действительно порадует? И не только вас, но и обязательно приглашённых вами гостей? Это, пожалуй, основной вопрос, с которого и начинается грамотная организация мероприятия. Хорошо, если вы зададитесь им ещё до встречи с организаторами вашего праздника, чтобы вы смогли направить их опыт и знания в нужном направлении. Но получить ответ на этот главный вопрос вы сможете только ответив себе на ряд частных вопросов, которые и создадут общую картинку ожидаемого праздника.
Итак, начнём.
1). Повод для проведения мероприятия?
Это самый простой вопрос. Ответ на него почти всегда очевиден, если это, например, юбилей компании или Новогодний корпоратив. Но будьте внимательны, когда календарные праздники совпадают с внутренними праздниками самой компании или пересекаются с определёнными коммерческими целями фирмы. В таких случаях вам самим важно разобраться, какой теме праздника какое место и время на мероприятии будет отведено.
Маленький пример из практики. Идёт Новогодний корпоратив, естественно, звучат новогодние тосты и шутки ведущего, и вдруг один из гостей, произнося тост, говорит: «А вообще-то мы собрались здесь не год свиньи праздновать, у нас День рождения компании!» В шоке были все организаторы праздника, особенно сценарист и ведущий, которым ни слова не было сказано о таком поводе. Помог только опыт и находчивость ведущего, который уже на ходу придумывал тосты и аккомулировал два повода вместе.
2). После повода хорошо бы разобраться с целями и задачами мероприятия.
Прежде всего, важно определить коммерческие они или некоммерческие. От этого зависит характер мероприятия: будет это презентация, банкет в рамках конференции партнёров или просто весёлый отдых в компании коллег. Далее сформулируйте задачи подробнее. Например, коммерческие могут быть такими: генерирование будущих продаж, налаживание связей с деловыми партнёрами и т. п.; некоммерческие – праздник-поощрение для всех сотрудников компании, премирование лучших сотрудников, празднование определённых достижений фирмы и т. д. Исходя из задач, будут видны пути к их решению. Во всяком случае, при необходимости, мы поможем отыскать эти пути и придумать формы их воплощения.
3). Теперь обсудите примерный бюджет праздника, от него будет зависеть многое.
Хотя, окончательный бюджет может сформироваться позже, когда вы поймёте, какой фактический объём услуг вам необходим.
4). Каких гостей вы хотите пригласить?
На корпоративных мероприятиях, помимо сотрудников самой компании, это могут быть партнёры по бизнесу, супруги сотрудников, журналисты и т. д.
5). А теперь самое время посчитать количество человек на мероприятии.
6). Так же можно сделать краткий анализ аудитории.
Это делается для того, чтобы лучше представить себе как ваши гости будут чувствовать себя на празднике, так как у каждой возрастной и социальной группы, у каждого пола свои представления о развлечениях, увеселениях и отдыхе.
· Пол: М___%; Ж___%
· Возраст от___ и до___. Доминирующий возраст____.
· Социальный статус в обществе.
· Положение гостей в иерархии компании.
· Круг знакомства сотрудников и плотность их рабочих контактов.
· Срок работы в компании.
Эта информация будет необходима и профессиональным организаторам вашего праздника, которые имеют большой опыт в этой сфере и помогут максимально использовать эти сведения при проведении мероприятия.
7). Определившись с количеством гостей и характером вашей аудитории необходимо выбрать формат мероприятия - банкет, фуршет, концерт, пикник, спартакиада и т. д.
Так как он напрямую зависит как от задач мероприятия, его продолжительности, так и от количества и характера аудитории. Маленькими примерами такой зависимости могут служить те факты, что люди в возрасте будут некомфортно себя чувствовать стоя на длительном фуршете; но в то же время, фуршет очень спасает положение в случае, когда мероприятие нет смысла делать долгим, а количество приглашённых гостей гораздо больше предполагаемых посадочных мест. В случае развлекательной программы вообще без застолья идеальным будет формат концерта, где и комфорт гостей будет учтён и внимание будет полностью приковано к происходящему на сцене, будь то презентация, поздравление, награждение или выступление артистов. В общем, в процессе подобного анализа у вас созреет масса собственных доводов, почему ваш праздник должен происходить именно в таком формате, какой вы выбрали.
8). Следующий вопрос - место проведения.
Он логично вытекает из формата мероприятия и количества гостей. Нужно найти такой ресторан, зал, концертный зал или просто лесную поляну, которые подошли бы для реализации замысла вашего праздника. При таких поисках очень важно помнить, что ничего нет хуже, чем переполненный, душный зал, в который вам пообещали поместить 150 человек вместо максимально возможных 100. Не порадует и сорванный ливнем праздник на природе, если Вы не учтёте такой форс-мажорный исход (кстати, легко решаемый арендой шатров, обеспечиваемой службой кейтеринг). Выбирая место для организации банкета, конечно же, стоит обратить огромное внимание на качество кухни и его соответствие ценам. И, разумеется, заведение должно подходить вам по стилю праздника, и внешне соответствовать уровню мероприятия, чтобы заказанное праздничное декорирование зала могло просто добавить стиля и красоты, а не обязано было исправлять все недостатки помещения. Также сразу подумайте, нужно ли вам дополнительное праздничное оформление банкетного зала (живыми цветами, тканями, декоративными конструкциями или воздушными шариками).
9). Перед тем как переходить к развлекательной программе мероприятия, хорошо бы оценить опыт прошлых праздников, которые вы уже видели.
Подумайте, что из прошлых мероприятий вам понравилось и почему. И, напротив, что из прошлых мероприятий вам пришлось не по душе и почему. Сформулируйте ваши критерии оценки качества организации праздника, что для вас особенно важно при проведении праздника.
10). Развлекательная программа.
Основа развлекательной программы – это сценарий. Он бывает классический (т. е. типовой) и тематический (т. е. оригинальный), возможно, написанный специально для вас с учётом целей и задач вашего праздника. Вам нужно разобраться, какой тип сценария вам нужен. При затруднении с ответом в этом вам может помочь режиссёр праздников.
Если это необходимо, сформулируйте принципиальные задачи сценария:
· важную (или просто интересную) информацию, которая должна быть отображена в сценарии и обязательно озвучена ведущим праздника,
· задачи по включению в программу действий с теми или иными гостями (предоставление слова, награждение, премирование и тому подобное),
· и т. д. на ваше усмотрение.
11). Если в концертно-развлекательной программе вы хотите увидеть выступление артистов, то можете заранее подумать о том, какие жанры вам нравятся больше:
музыканты, ансамбли; вокалисты; танцевальный жанр; юмор, пародии; оригинальные шоу; цирковые артисты; анимация. Возможно даже, вы сможете назвать конкретные имена любимых исполнителей, «звёзд» или названия групп.
12). Подумайте, музыку какого характера вы хотели бы слышать на вашем мероприятии, как в танцевальных перерывах, так и фоновую музыку во время застолья или фуршета.
Но при этом учитывайте и вкусы ваших гостей, иначе диджей на празднике постоянно будет чувствовать давление от настойчивых просьб гостей включить именно их любимую музыку. Так что лучше учесть это сразу и по возможности максимально удовлетворить вкусы вашей аудитории.
13). Решите, хотите ли вы запечатлеть память о празднике, заказав услуги фотографа или видеооператора.
Оцените это объективно сразу, чтобы не испытать разочарования от любительской съёмки потом, если всё же вы ожидали высокого качества.
Ответив себе на эти основные вопросы, вы уже будете иметь определённое представление о том, каким хотите видеть своё мероприятие и придёте к нам уже с определёнными ожиданиями. И нам будет легче понять вас и воплотить ваши мечты в жизнь.
Хотя, можем успокоить и тех, кто так и не определился с форматом праздника. Приходите и без определённого представления (лишь бы был повод для праздника) – подскажем, посоветуем, поможем, разработаем всё вместе, ведь для этого и нужны профессионалы!
